Datenaktualisierung

Ab der Version 21.3 steht Ihnen unter Applikationsmenü / Wartung / Aktualisieren / Datenaktualisierung ein komplett überarbeiteter Assistent für die Aktualisierung Ihrer Stammdaten zur Verfügung.

Der neue Assistent führt Sie auf drei Seiten sicher durch den Prozess.

Sie erhalten einen präzisen Einblick, welche Daten hinzugefügt, aktualisiert bzw. ersetzt werden und können zusätzlich ganz individuell bestimmen, welche Datensätze allenfalls ausgeschlossen werden sollen. Bevor Sie die Datenaktualisierung durchführen, empfehlen wir Ihnen alle anderen aktiven Benutzer abzumelden (unter Applikationsmenü / Wartung / Benutzer abmelden).

Auswahl der zu aktualisierenden Daten

Einstellungen

Auf der ersten Seite des Dialoges wählen Sie im Bereich Einstellungen den Vorlagemandanten aus, auf dessen Grundlage Ihre Stammdaten aktualisiert werden sollen.

Wir empfehlen Ihnen stets eine Datensicherung durchzuführen, bevor Sie Ihre Stammdaten aktualisieren. Mit Hilfe der neuen Option Datensicherung vor der Aktualisierung durchführen werden Ihre Daten bequem im Hintergrund gesichert, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Stammdatenauswahl

Im Bereich Stammdatenauswahl treffen Sie Ihre individuelle Auswahl, welche Stammdaten in welcher Form aktualisiert werden sollen.

Art der Aktualisierung

Es stehen Ihnen verschiedene Aktualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Neue Daten Hinzufügen
  Es werden nur Daten, die im aktuellen Mandanten (=Zielmandant) noch nicht vorhanden sind, vom ausgewählten Quellmandanten übernommen.
• Vorhandene Daten Aktualisieren
  Daten, die bereits im Zielmandanten vorhanden sind, werden mit den Daten des ausgewählten Quellmandanten überschrieben. Neue Daten werden nicht übernommen.
• Vorhandene Daten Ersetzen
  Die Daten des Zielmandanten werden zunächst gelöscht und durch die Daten des Quellmandanten ersetzt. Spezifisch im aktuellen Mandanten erstellte Daten können beim Ersetzen verloren gehen (bitte die jeweilige Beschreibung im Stammdatenbereich beachten).

Stammdatenübersicht

Nach Bestätigung Ihrer Auswahl mit gelangen Sie auf die Seite zwei der Datenaktualisierung. Im linken Bereich sehen Sie auf dieser Seite alle Stammdaten, die von Änderungen betroffen sind. Im rechten Dialogbereich sind die geplanten Aktualisierungen detailliert aufgelistet. Sie sehen hier jede Änderung, die - basierend auf Ihrer zuvor getroffenen Auswahl - bei der Datenaktualisierung durchgeführt wird. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, eventuell noch weitere Anpassungen vorzunehmen.

Standardmässig sind alle Checkboxen selektiert, d. h. Sie müssen aktiv jene Daten abwählen, die von der Datenaktualisierung ausgeschlossen werden sollen.

In den folgenden Spalten sehen Sie die Details der Stammdaten. Gibt es zu einem Stammdatensatz weiterführende Detailpositionen (z.B. die Gültigkeiten im Bereich Steuerschlüssel), ist die Tabellenansicht zweigeteilt und die Detailpositionen werden im unteren Bereich angezeigt. Durch die farbliche Darstellung der Daten und die Kreissymbole können Sie einsehen, welche Daten in welcher Form aktualisiert werden.

Über die Legendefilter im unteren Bereich können Sie nach der Aktualisierungsart (Hinzufügen, Löschen, Aktualisieren) filtern und die einzelnen Einträge aus- und wieder einblenden. Bitte beachten Sie, dass die Legendefilter nur die Sichtbarkeit der Datensätze ändern und keinen Einfluss auf die Aktualisierung haben.

Zusätzlich bietet die Tabelle über die Eingabefelder unterhalb der Spaltenüberschriften die Möglichkeit, nach bestimmten Datensätzen zu suchen bzw. zu filtern. Über die drei Dialog Schalter in der Fusszeile können Sie auf Seite 1 der Datenaktualisierung gelangen, den Prozess Abbrechen oder mit einem Klick .

Ergebnis der Datenaktualisierung

Mit dem Ausführen der Datenaktualisierung wird die dritte Seite des Assistenten angezeigt. In diesem Dialog werden für jeden ausgewählten Stammdatensatz der Aktualisierungsfortschritt und das Ergebnis angezeigt. Zusätzlich wird ein Link bereitgestellt, der Sie direkt zum Protokoll jeder Aktualisierung führt.

Protokolle

In jedem Protokoll finden Sie detaillierte Informationen darüber, welche Anpassungen erfolgt sind. Ist die Option Protokoll speichern aktiviert, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Protokolle unter Auswertungen / Fehlerprotokolle unter der Kategorie Datenaktualisierung erneut aufrufen.